ГЛАВА ОКТЯБРЬСКОГО РАЙОНА
ЧЕЛЯБИНСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 29 октября 2004 г. N 369
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ПОЛОЖЕНИЯ ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ
АДМИНИСТРАЦИИ ОКТЯБРЬСКОГО РАЙОНА
В связи с приведением учредительных документов в соответствие с
действующим Законодательством РФ и Законом от 06.10.2003 N 131-ФЗ
"Об общих принципах организации местного самоуправления в
Российской Федерации"
ПОСТАНОВЛЯЮ:
1. Утвердить Положение об архивном отделе администрации
Октябрьского района (прилагается).
2. Утвердить должностную инструкцию на начальника архивного
отдела Вострякову З.В. (прилагается).
3. Постановление главы Октябрьского района от 14.05.1999 N 144
считать утратившим силу.
4. Контроль за исполнением постановления возложить на
управляющего делами администрации района Верхотурцеву К.Е.
Глава Октябрьского района
Челябинской области
М.И.МОЛЧАН
Утверждено
постановлением
Главы Октябрьского района
Челябинской области
от 29 октября 2004 г. N 369
ПОЛОЖЕНИЕ
ОБ АРХИВНОМ ОТДЕЛЕ АДМИНИСТРАЦИИ
ОКТЯБРЬСКОГО РАЙОНА ЧЕЛЯБИНСКОЙ ОБЛАСТИ
1. Общие положения
1.1. Архивный отдел администрации Октябрьского района
Челябинской области как орган управления архивным делом, является
самостоятельным структурным подразделением администрации района,
без права юридического лица, созданным для выполнения функции
администрации района в области архивного дела и обеспечения
деятельности органов представительной и исполнительной власти
муниципального образования, действующих в соответствии с его
Уставом, а также обслуживания учреждений, организаций, предприятий
и граждан.
В соответствии с Законом Челябинской области "Об Архивном фонде
Челябинской области и архивах" архивный отдел входит в систему
Комитета по делам архивов администрации Челябинской области,
взаимодействует с ним по организационно-методическим вопросам и по
его поручению осуществляет в установленном порядке отдельные
полномочия в деле обеспечения сохранности, комплектования и
использования документов Архивного фонда Челябинской области.
1.2. Архивный отдел руководствуется в своей работе Конституцией
РФ, Основами законодательства РФ об Архивном фонде РФ, Законом
Челябинской области "Об Архивном фонде Челябинской области и
архивах" и принятыми в соответствии с ним законодательными и иными
правовыми актами администрации Челябинской области, Уставом,
постановлениями, решениями и распоряжениями органов исполнительной
и представительной власти района, приказами и инструкциями
федеральной архивной службы России, Комитета по делам архивов
администрации Челябинской области и настоящим Положением.
На основании соглашения (договора) между Комитетом по делам
архивов администрации Челябинской области и администрацией района
архивный отдел осуществляет отдельные государственные полномочия в
области хранения, комплектования и использования документов
Архивного фонда Челябинской области, а также контроля за
состоянием ведомственного хранения документов.
1.3. Положение об архивном отделе утверждается постановлением
главы администрации района по согласованию с Комитетом по делам
архивов администрации Челябинской области.
1.4. Архивный отдел содержится за счет районного бюджета.
Штатная численность архивного отдела устанавливается главой
администрации района.
1.5. Архивный отдел пользуется печатью администрации района в
установленном порядке, в том числе для заверения архивных справок,
копий, выписок из документов.
1.6. Архивный отдел имеет угловой штамп и бланки с указанием
своего наименования и изображением герба РФ.
1.7. Архивный отдел осуществляет руководство архивным делом,
несет ответственность за состояние, развитие и совершенствование
архивного дела в районе. Архивный отдел хранит, организует учет,
комплектование и использование документов Архивного фонда
Челябинской области, отражающих историю района.
1.8. Архивный отдел хранит документы Архивного фонда
Челябинской области в соответствии с законодательными и иными
правовыми актами администрации Челябинской области временно, до
передачи их на постоянное хранение в соответствующий
государственный архив. Сроки временного хранения документов в
архивном отделе, порядок и условия последующей их передачи на
постоянное хранение, а также использования определяются
соглашением (договором) между комитетом по делам архивов
администрации Челябинской области и администрацией района.
1.9. Указания архивного отдела по вопросам архивного дела
обязательны на территории района для учреждений, организаций и
предприятий, отнесенных к муниципальной собственности.
2. Состав документов
2.1. Архивный отдел хранит:
2.1.1. Документы государственной части Архивного фонда
Челябинской области, образовавшиеся в деятельности районных и
сельских органов местного самоуправления, учреждений, организаций
и предприятий, отнесенных к муниципальной собственности, а также
находящихся в совместном ведении района и Челябинской области.
2.1.2. Документы негосударственных организаций, предприятий,
объединений, а также документы личного происхождения, семейные
архивы, документальные коллекции, воспоминания лиц, деятельность
которых связана с историей района, полученные в установленном
порядке от юридических и физических лиц.
2.1.3. Фотодокументы, отображающие прошлое и настоящее района.
2.1.4. Документы по личному составу ликвидированных
муниципальных учреждений, организаций и предприятий, не имеющих
правоприемника.
2.1.5. Печатные, иллюстрированные и другие материалы,
дополняющие фонды архивного отдела.
2.2. Архивный отдел хранит также учетные документы, архивные
справочники и другие материалы, необходимые в практической работе.
2.3. Документы негосударственной части Архивного фонда
Челябинской области поступают на хранение в архивный отдел на
основе договоров, заключенных между собственниками документов и
архивным отделом, действующим от имени администрации района.
3. Основные задачи
Основными задачами архивного отдела являются:
3.1. Обеспечение сохранности и государственный учет документов
Архивного фонда Челябинской области, хранящихся в архивном отделе;
3.2. Комплектование архивного отдела документами Архивного
фонда Челябинской области, отражающими материальную и духовную
жизнь населения, имеющими историческое, научное, социальное,
экономическое, политическое или культурное значение;
3.3. Информационное обеспечение органов местного
самоуправления, удовлетворение прав граждан на архивную
информацию, организация использования документов;
3.4. Организационно-методическое руководство деятельностью
ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве
представительного органа, органов местного самоуправления, других
муниципальных учреждений района, содействие организациям других
форм собственности в сохранении, комплектовании и использовании их
архивов;
3.5. Контроль за соблюдением муниципальными учреждениями
законодательства РФ, законодательных и иных правовых актов
Челябинской области, органов местного самоуправления в области
архивного дела, а также на основании соглашения (договора) между
Комитетом по делам архивов администрации Челябинской области и
администрацией - за соблюдением действующего законодательства
другими учреждениями - источниками комплектования Архивного фонда
Челябинской области, расположенными на территории района.
4. Функции
Архивный отдел в соответствии с возложенными на него задачами:
4.1. Осуществляет хранение, государственный учет документов и
представляет в Комитет по делам архивов администрации Челябинской
области по установленным формам сведения о хранящихся в архивном
отделе фондах; принимает меры по созданию оптимальных условий
хранения документов и обеспечению их физической сохранности;
4.2. Разрабатывает и по согласованию с Комитетом по делам
архивов администрации области представляет на утверждение
администрации района списки учреждений и организаций, документы
которых подлежат передаче в архивный отдел; ведет систематическую
работу по уточнению этих списков; организует отбор и осуществляет
прием документов на хранение;
4.3. Проводит в установленном порядке экспертизу ценности
документов, хранящихся в архивном отделе;
4.4. Создает и совершенствует научно-справочный аппарат к
документам архивного отдела с целью оперативного использования
содержащейся в них информации;
4.5. Информирует администрацию района и учреждения о составе и
содержании документов архивного отдела по актуальной тематике,
исполняет их запросы; использует документы в социально-
экономических и культурно-просветительных целях, на выставках,
радио и периодической печати; в установленном порядке представляет
документы архивного отдела учреждениям и гражданам с целью их
научного и практического использования; исполняет социально-
правовые запросы населения.
4.6. Осуществляет организационно-методическое руководство и
контроль за работой ведомственных архивов, в том числе по личному
составу, и организацией документов в делопроизводстве
государственных учреждений - источников комплектования, а также
негосударственных организаций на основе договорных отношений с
ними; ведет пофондовый и статистический учет документов учреждений
и организаций, участвует в работе их экспертных комиссий;
4.7. Информирует администрацию района, Комитет по делам архивов
о фактах утраты, порчи, незаконного уничтожения документов в
учреждениях, других нарушениях законодательства об Архивном фонде
и архивах;
4.8. Проводит совместно с администрацией района,
государственными учреждениями района, а также (на договорной
основе) негосударственными организациями мероприятия по улучшению
работы ведомственных архивов, внедрению государственной системы
делопроизводства и унифицированных систем документации; повышению
квалификации работников архивов и делопроизводства;
4.9. Рассматривает и согласовывает положения о ведомственных
архивах, экспертных комиссиях, номенклатуры дел учреждений -
источников комплектования;
4.10. Рассматривает и представляет на утверждение экспертно-
проверочной комиссии комитета по делам архивов поступившие от
учреждений описи дел постоянного хранения, а также описи
фотодокументов; рассматривает и согласовывает описи по личному
составу учреждений, документы которых подлежат приему в архивный
отдел;
4.11. Проводит работу по установлению местонахождения
документов по личному составу не принятых в архивный отдел и
информирует об этом заинтересованные учреждения, граждан;
4.12. Контролирует сохранность, правильность формирования в
дела и оформление документов по личному составу в организациях,
расположенных на территории района;
4.13. Оказывает помощь и дает консультации работникам
учреждений, являющихся источниками комплектования, по вопросам
организации документов по личному составу в делопроизводстве, их
подготовке и передаче на централизованное хранение;
4.14. При необходимости осуществляет упорядочение документов по
личному составу по договорам с организациями;
4.15. Изучает и обобщает практику работы ведомственных архивов
и организации документов в делопроизводстве учреждений,
организаций и предприятий, распространяет их положительный опыт;
проводит совещания, семинары, консультации и инструктажи по
вопросам организации методики работы ведомственных архивов и
организации документов в делопроизводстве, а также деятельности
экспертных комиссий;
4.16. Подготавливает и передает документы и описи к ним на
постоянное хранение в соответствующий государственный архив;
4.17. Рассматривает заявления, предложения и жалобы, проводит
прием граждан по вопросам, относящимся к компетенции архивного
отдела;
4.18. Внедряет в практику работы архивного отдела нормативно-
методические документы по архивному делу и делопроизводству,
прогрессивные методы труда, автоматизированные технологии
обработки и поиска документной информации, передовой опыт работы.
5. Права
Архивному отделу предоставляется право:
5.1. Представлять администрацию района по всем вопросам,
входящим в компетенцию архивного отдела;
5.2. Получать от учреждений - источников комплектования,
независимо от их ведомственной подчиненности, необходимые сведения
о работе и состоянии ведомственных архивов и организаций
документов в делопроизводстве;
5.3. Проверять выполнение учреждениями, независимо от их
ведомственной подчиненности, требований законодательства РФ,
законодательных и иных правовых актов администрации Челябинской
области, органов местного самоуправления в области архивного дела
и организации документов в делопроизводстве;
5.4. Давать в пределах своей компетенции учреждениям,
организациям и предприятиям обязательные для исполнения указания
по устранению выявленных недостатков в работе ведомственных
архивов и организации документов в делопроизводстве;
5.5. Принимать участие в совещаниях, семинарах, проверках и
других мероприятиях, проводимых администрацией района, ее
структурными подразделениями, по вопросам работы ведомственных
архивов и организации документов в делопроизводстве; участвовать в
работе экспертных комиссий учреждений, организаций и предприятий;
5.6. Иметь своего представителя в составе ликвидационных
комиссий учреждения, организации и предприятия для участия в
решении вопросов сохранности документов Архивного фонда
Челябинской области;
5.7. Вносить на рассмотрение администрации района предложения
по развитию архивного дела, улучшению обеспечения сохранности,
комплектования и использования документов, хранящихся в архивном
отделе; совершенствованию работы ведомственных архивов и
организации документов в делопроизводстве учреждений, организаций
и предприятий; участвовать в подготовке и рассмотрении вопросов
архивного дела и делопроизводства;
5.8. Ставить вопросы перед органами государственной власти и
правоохранительными органами о привлечении руководителей, других
должностных лиц учреждений, независимо от их ведомственной
подчиненности и формы собственности к ответственности за нарушение
законодательства "Об Архивном фонде Челябинской области и
архивах";
5.9. Заключать договоры и в установленном порядке производить
расчеты с учреждениями, организациями и предприятиями, а также
гражданами за выполнение договорных работ и оказание платных
услуг, номенклатура которых согласовывается с Комитетом по делам
архивов администрации Челябинской области. Полученные от
выполнения договорных работ и платных услуг и на других законных
основаниях внебюджетные средства направляются на выполнение
основных задач и функций архивного отдела.
6. Организация работы
6.1. Архивный отдел возглавляет начальник, являющийся
муниципальным служащим, исполняющим в порядке, определенном
Уставом муниципального образования, настоящим Положением
обязанности по должности муниципальной службы на постоянной
профессиональной основе в сфере архивного дела;
6.2. Начальником архивного отдела назначается и освобождается
от должности главой администрации района по согласованию с
Комитетом по делам архивов администрации области
6.3. Начальник архивного отдела:
6.3.1. Организует деятельность архивного отдела и несет
персональную ответственность за выполнение возложенных на архивный
отдел задач;
6.3.2. Отчитывается о работе архивного отдела и состоянии
архивного дела в районе перед администрацией района, Комитетом по
делам архивов администрации Челябинской области.
6.4. Деятельность архивного отдела организуется в соответствии
с правилами и инструкциями, действующими в системе Росархива, на
основе годового плана работы, утвержденного администрацией района
по согласованию с Комитетом по делам архивов.
6.5. Архивный отдел осуществляет свою работу в контакте с
администрацией района, учреждениями района, представителями
общественности; при архивном отделе для рассмотрения
организационно-методических и практических вопросов архивного дела
может создаваться на общественных началах совет, состав которого
утверждается администрацией района по представлению начальником
архивного отдела.
6.6. Обеспечение архивного отдела помещениями, отвечающими
требованиям длительного хранения документов, его содержание,
техническое оснащение, оборудование, охрана, транспортное
обслуживание, создание других, необходимых для работы условий,
осуществляется администрацией района.
6.7. При смене начальника архивного отдела прием-передача дел и
материалов производится с участием специально созданной комиссии,
в состав которой входят представители районной администрации и
комитета по делам архивов администрации области. Акт приема-
передачи утверждается администрацией района и представляется в
Комитет по делам архивов администрации области.
6.8. Ликвидация и реорганизация архивного отдела осуществляется
администрацией района по согласованию с Комитетом по делам архивов
администрации Челябинской области.
Начальник
архивного отдела
Администрации
Октябрьского района
Челябинской области
З.В.ВОСТРЯКОВА
|
