УТРАТИЛ СИЛУ - ПОСТАНОВЛЕНИЕ ГУБЕРНАТОРА ЧЕЛЯБИНСКОЙ ОБЛАСТИ
от 01.07.2004 N 307
ГУБЕРНАТОР ЧЕЛЯБИНСКОЙ ОБЛАСТИ
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 11 января 1999 г. N 1
ОБ УТВЕРЖДЕНИИ ИНСТРУКЦИИ ПО РАБОТЕ С ДОКУМЕНТАМИ
В АДМИНИСТРАЦИИ ЧЕЛЯБИНСКОЙ ОБЛАСТИ
(в ред. Постановления Губернатора
Челябинской области от 23.05.2001 N 277)
В соответствии с постановлением Губернатора Челябинской
области от 4 декабря 1998 года N 573 "О регламенте работы
Губернатора Челябинской области", в целях дальнейшего
совершенствования организации работы с документами в администрации
области
ПОСТАНОВЛЯЮ:
1. Утвердить Инструкцию по работе с документами в
администрации Челябинской области (прилагается).
2. Обязать структурные подразделения администрации области
руководствоваться в своей работе настоящей Инструкцией.
3. Рекомендовать главам муниципальных образований работу со
служебными документами и обращениями граждан организовать в
соответствии с настоящей Инструкцией.
4. Постановление Губернатора Челябинской области от
23 сентября 1997 года N 678 считать утратившим силу.
5. Контроль за соблюдением требований Инструкции по работе с
документами в администрации Челябинской области возложить на
заместителя Губернатора - руководителя аппарата Рязанова Н.М.
Губернатор
Челябинской области
П.И.СУМИН
Приложение
к постановлению
Губернатора
Челябинской области
от 11 января 1999 г. N 1
ИНСТРУКЦИЯ
ПО РАБОТЕ С ДОКУМЕНТАМИ
В АДМИНИСТРАЦИИ ЧЕЛЯБИНСКОЙ ОБЛАСТИ
(в ред. Постановления Губернатора
Челябинской области от 23.05.2001 N 277)
1. Общие положения
1.1. Инструкция по работе с документами в администрации
Челябинской области разработана в соответствии с Регламентом
работы Губернатора области, положениями государственной системы
документационного обеспечения управления (ГСДОУ), унифицированной
системой организационно - распорядительной документации (ГОСТ Р
6.30-97) и устанавливает единые правила работы со служебными
документами и обращениями граждан в администрации области.
1.2. Работа с секретными документами регламентируется
специальными инструкциями.
1.3. Соблюдение требований настоящей Инструкции обязательно
для всех работников структурных подразделений администрации
области и аппарата.
1.4. Обеспечение единой системы делопроизводства в
администрации, подготовка методических материалов по вопросам
работы с документами, контроль за соблюдением требований настоящей
Инструкции возлагается на управление делопроизводства.
1.5. Ответственность за организацию делопроизводства и
соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил в
подразделениях аппарата администрации возлагается на руководителя
подразделений, а в службах помощников Губернатора и заместителей
Губернатора - на помощника, определенного руководителем.
1.6. Внесение изменений и дополнений в настоящую Инструкцию
осуществляется распоряжением Губернатора. В развитие положений
Инструкции управлением делопроизводства разрабатываются
конкретизирующие их нормативные и методические документы.
2. Прием, регистрация и прохождение
служебных документов
2.1. Прием, регистрация и доставка входящей корреспонденции.
2.1.1. Входящая корреспонденция принимается, сортируется,
вскрывается (за исключением писем с пометкой "лично") канцелярией
администрации.
2.1.2. При приеме и первичной обработке документов
производится проверка правильности адресования, оформления и
доставки, целостности упаковки, наличия указанных вложений. Если
при вскрытии конверта обнаружено отсутствие документов,
приложений, повреждение документов и другие нарушения,
составляется акт.
2.1.3. Ошибочно доставленная и неправильно оформленная
корреспонденция возвращается отправителю.
2.1.4. Письма граждан и нормативные правовые акты канцелярией
принимаются и передаются для регистрации соответственно в отдел по
работе с обращениями граждан и государственно - правовое
управление.
2.1.5. В канцелярии администрации централизованно
регистрируется корреспонденция, адресованная Губернатору и
заместителю Губернатора. Все служебные документы, поступающие от
руководителей вышестоящих организаций, передаются на рассмотрение
Губернатору.
На всех документах, поступивших в администрацию, в нижнем углу
документа проставляется входящий номер, состоящий из индекса
структурного подразделения:
01 - Сумин П.И.,
02 - Уткин В.П.,
03 - Согрин А.В.,
04 - Рязанов Н.М.,
05 - Буравлев В.И.,
06 - Букрин В.Б.,
07 - Сербинов,
08 - Косилов А.Н.,
09 - Петухов Г.И.,
10 - Подтесов Г.Н.,
11 - Галимов А.Г.,
12 - Бочкарев К.Н.,
13 - Шеррюбле В.Г.,
номера дела по номенклатуре дел и порядкового номера на момент
регистрации.
2.1.6. При получении повторного документа по одному и тому же
вопросу присваивается новый входящий номер со ссылкой на
регистрационный номер и дату предыдущего обращения с приложением
копии резолюции по первому письму. В первичной регистрации
делается ссылка на регистрационный номер и дату вторичного
обращения.
2.1.7. Документы регистрируются в день поступления, а при их
поступления после 17.00 часов - в следующий рабочий день.
Документы с пометкой "срочно" регистрируются незамедлительно.
2.1.8. После регистрации документы, поступившие на имя
Губернатора, дважды в день - в 13 и 17 часов - передаются
помощнику Губернатора по общим вопросам. Срочные документы
передаются немедленно.
2.1.9. Документы, адресованные заместителям Губернатора,
направляются в соответствующие службы помощников заместителей
Губернатора до 17 часов.
2.1.10. Помощники готовят проекты резолюций к документам и не
позднее 17 часов передаются на рассмотрение руководителю. Срочные
документы передаются немедленно.
2.1.11. Резолюции печатаются на соответствующих бланках.
Документы могут иметь несколько резолюций, соответственно этапам
начальника управления или комитета. При этом последующие резолюции
не должны дублировать первую и противоречить ей, а лишь
конкретизировать порядок исполнения, срок, исполнителя.
2.1.12. Корреспонденция рассматривается Губернатором и его
заместителями не более чем в двухдневный срок.
Исполнение поручений, содержащихся в резолюции, организуют
помощники заместителей Губернатора.
2.1.13. Срок исполнения документа не должен превышать 30 дней
со дня поступления (если в резолюции не указан другой срок
исполнения).
2.1.14. После рассмотрения корреспонденции Губернатором и его
заместителями документы возвращаются в канцелярию для внесения
резолюции в регистрационную карточку в компьютере.
2.1.15. В случае, когда исполнение документа поручено
нескольким исполнителям, ответственным за исполнением является
исполнитель, указанный в резолюции первым. Ему предоставляется
право созыва соисполнителей и координация их работы.
Ответственному исполнителю направляется оригинал документа с
приложениями. По резолюции Губернатора необходимое количество
копий для передачи их исполнителям снимает канцелярия, а по
резолюции заместителя - его служба помощников.
2.1.16. Соисполнители в равной мере несут ответственность за
своевременную и качественную подготовку проектов документов. В
случае незатребования ответственными исполнителями информации в
более ранние сроки соисполнители не позднее чем за 5 дней до
истечения срока исполнения представляют ответственному исполнителю
все необходимые материалы для обобщения и составления ответа.
2.2. Порядок прохождения исходящей корреспонденции.
2.2.1. Исходящими документами администрации области являются
служебные документы, направляемые в организации, должностным лицам
и гражданам.
Исходящие служебные документы направляются Губернатором, его
заместителями, начальниками управлений, комитетов и другими лицами
в соответствии с их компетенцией и должностными инструкциями.
2.2.2. Работа с исходящей корреспонденцией включает в себя
проверку правильности оформления, регистрацию, учет и отправку.
2.2.3. Составление и оформление служебных документов в
аппарате администрации должны отвечать требованиям, изложенным в
разделе 3 настоящей Инструкции.
2.2.4. Представляемые на подпись документы должны быть
согласованы исполнителями и другими лицами, ответственными за
подготовку документа. Согласование оформляется грифом
согласования, в состав которого входят: слово "согласовано",
наименование должности лица, с которым согласовывается документ,
личная подпись, ее расшифровка и дата.
Гриф согласования на исходящих письмах располагается ниже
реквизита "подпись" на последнем экземпляре письма. В левом нижнем
углу лицевой стороны последнего листа первого экземпляра письма
поставляется гриф "исполнитель", включающий фамилию и номер
телефона.
2.2.5. Документы, адресованные в вышестоящие органы власти
управления Российской Федерации, подписываются Губернатором.
2.2.6. Подготовленные документы на подпись вместе с
материалами, на основании которых они готовились, передаются
помощнику Губернатора по общим вопросам либо помощникам
заместителей Губернатора, в зависимости от того, чья подпись
заготовлена в проекте документа, которыми проверяется правильность
оформления документа, комплектуется папка исходящей
корреспонденции на подпись.
2.2.7. Подписанные документы передаются в канцелярию для
регистрации и отправки.
2.2.8. Исходящим письмам присваивается самостоятельный номер,
состоящий из индекса структурного подразделения и порядкового
регистрационного номера.
2.2.9. По письмам - ответам в регистрационной карточке (в
компьютере) делается отметка об исполнении документа.
2.2.10. В канцелярии обязательно должна быть оставлена копия
отправленного документа.
2.2.11. Документы, принятые канцелярией на отправку, должны
быть отработаны и отправлены в этот же день.
2.3. Работа с обращениями граждан.
2.3.1. Регистрация и рассмотрение обращений граждан
проводиться в соответствии с действующим законодательством,
порядком работы с письменными и устными обращениями граждан.
2.3.2. Поступившие письма граждан канцелярией передаются в
отдел по работе с обращениями граждан, где они регистрируются,
учитываются и обрабатываются.
На обращения граждан, в том числе принятых во время личного
приема, проставляется регистрационный штамп с указанием даты
поступления и входящего порядкового номера.
2.3.3. Регистрация и учет обращений граждан ведутся в
автоматизированном режиме с использованием ПЭВМ.
Конверты от обращений граждан сохраняются и прикладываются к
письмам.
2.3.4. Обращения граждан, касающиеся деятельности
администрации области, после регистрации передаются под расписку
помощнику Губернатора и помощникам заместителей Губернатора.
Обращения по вопросам, не относящимся к компетенции
администрации области, в пятидневный срок направляются отделом по
работе с обращениями граждан по принадлежности, с уведомлением об
этом заявителей в письменной форме.
2.3.5. Необходимость контроля за исполнением того или иного
документа определяется Губернатором и его заместителями.
На первой странице документа в правом верхнем углу (или на
резолюции) отделом по работе с жалобами ставиться штамп "контроль"
с указанием срока исполнения.
2.3.6. Письма граждан рассматриваются в срок до одного месяца
со дня их регистрации в отделе по работе с обращениями граждан, а
письма, не требующие дополнительного изучения и проверки - не
более 15 дней. В исключительных случаях срок рассмотрения письма
может быть продлен должностным лицом, давшим поручение, о чем
сообщается заявителю и делается отметка в ПЭВМ.
2.3.7. Обращение считается разрешенным, если рассмотрены все
поставленные в нем вопросы и по ним приняты меры в соответствии с
действующим законодательством.
После окончательного решения письма списываются в дело, о чем
на документах делается соответствующая надпись "в дело" и ставится
личная подпись руководителя, принявшего это решение.
2.3.8. При повторном поступлении обращения гражданина
обязательно подбирается предыдущая переписка.
Повторным считается обращение гражданина по одному и тому же
вопросу в течение года после регистрации первого обращения.
2.4. Порядок прохождения нормативных документов вышестоящих
органов власти и управления.
2.4.1. Федеральные законы, постановления Государственной Думы
и Совета Федерации Федерального Собрания РФ, Указы и распоряжения
Президента РФ, законы и постановления Законодательного собрания
области передаются канцелярией в государственно - правовое
управление.
2.4.2. Государственно - правовым управлением нормативные акты
федерального значения копируются в типографии администрации
области не позднее следующего дня.
В день получения из типографии копий нормативных актов
государственно - правовое управление открывает регистрационную
карточку на каждый подлинный его экземпляр. В регистрационной
карточке указывается его название, дата и номер нормативного акта,
дата поступления его в администрацию и делается отметка о передаче
подлинного акта и его копии в сектор контроля управления
организационной и контрольной работы (далее сектор контроля).
Передача акта производится под роспись.
2.4.3. Согласно регистрационной карточке государственно -
правовое управление контролирует возврат подлинного акта сектором
контроля.
До возврата подлинного нормативного акта государственно -
правовое управление руководствуется его копией.
2.4.4. Сектор контроля в день получения подлинного
нормативного акта и экземпляра его копии заводит на каждый
подлинный нормативный акт контрольную карточку. В карточке
указываются обязательные для контроля реквизиты: дата, номер,
название документа.
2.4.5. Нормативный акт с проектом резолюции передается для
рассмотрения Губернатору.
2.4.6. Получив документ с резолюцией Губернатора, сектор
контроля делает соответствующую отметку в контрольной карточке:
срок исполнения, ответственный исполнитель и соисполнители.
2.4.7. Согласно резолюции сектор контроля производит
оформление с нормативными актами всех лиц, указанных в ней, и
контролирует выполнение.
2.4.8. В первую очередь нормативный акт направляется
непосредственному исполнителю. Руководитель, которому адресован
нормативный акт, должен расписаться на контрольной листе с
указанием даты получения, ознакомиться с ним в течение трех суток,
вернуть нормативный акт через своего помощника в управление
организационной и контрольной работы. При необходимости дальнейшей
работы с нормативным актом помощник снимает с него копию. Если
документ требует незамедлительного ответа, то сектор контроля
делает копию каждому исполнителю.
2.4.9. На основании резолюции Губернатора его заместители дают
поручение руководителям соответствующих структурных подразделений,
исполнение которого организуют помощники заместителя Губернатора.
2.4.10. После ознакомления с нормативным актом всех лиц,
указанных в резолюции, сектор контроля передает подлинный
нормативный акт в государственно - правовое управление под роспись
ответственного работника для систематизации и кодификации
законодательства, а копия остается в секторе контроля для
отслеживания хода исполнения структур.
2.4.11. С целью оперативного информатирования структур и
подразделений администрации о принятых нормативных актах
государственно - правовое управление готовит их перечень за неделю
и передает его каждую пятницу в контрольный сектор.
2.5. Порядок прохождения Законов области.
2.5.1. Принятые Законодательным собранием Законы области
вступают в законную силу после подписания их Губернатором области
и официального опубликования (если самими Законами области не
оговорен другой порядок вступления в силу).
2.5.2. Областной Закон вместе с постановлением
Законодательного собрания о порядке введения его в действие,
подписанным председателем Законодательного собрания, в двух
экземплярах поступает через канцелярию в управление
государственной службы и кадров для организации подписания.
2.5.3. Подписанный Губернатором Закон области (оба
экземпляра - подлинника) регистрируется в отдельном журнале.
Нумерация ведется с начала и до конца года. После порядкового
номера областного Закона через тире добавляются буквы - ЗО (Закон
области).
Дата принятия закона области и N Закона проставляются с левой
стороны листа ниже подписи Губернатора.
Дата подписания Закона области Губернатора поставляется с
правой стороны листа ниже подписи Губернатора. Например:
личная
подпись П.И.Сумина
17 апреля 1997 г.
N 11-30 21.04.1997 г.
2.5.4. Один из подписанных экземпляров Закона области в тот же
день направляется в Секретариат Законодательного собрания. Второй
подписанный экземпляр Закона области хранится в управлении
государственной службы и кадров.
2.5.5. С подлинника Закона области, подписанного Губернатором,
снимается три копии и в тот же день направляются:
- в информационно - аналитическое управление для опубликования
в газете "Южноуральская панорама";
- в государственно - правовое управление администрации
области;
- заместителю Губернатора - руководителю аппарата.
2.5.6. В управлении государственной службы и кадров ведется
специальная картотека по прохождению, учету и опубликованию
Законов области.
3. Подготовка и оформление документов
3.1. Общие требования.
3.1.1. Служебные документы оформляются на бланках формата
А4 (240 x 297 мм) и А5 (210 x 148 мм) установленной формы. Макеты
бланков документов разрабатываются в управлении делопроизводства и
утверждаются заместителем Губернатора - руководителем аппарата.
В администрации области используются следующие утвержденные
бланки:
- Губернатор Челябинской области,
- администрация Челябинской области,
- бланки постановлений и распоряжений,
а также бланки структурных подразделений администрации
области.
Использование ксерокопий бланков запрещается. Тиражирование
бланков осуществляется по заявке начальника управления
делопроизводства.
Внутреннюю переписку информационного обеспечения допускается
вести на стандартных листах бумаги без использования указанных
бланков
3.1.3. Документы на бланках "Губернатор Челябинской области"
подписываются соответственно Губернатором либо лицом, исполняющим
обязанности Губернатора.
Документы на бланке "Администрация Челябинской области"
подписываются заместителями Губернатора.
Документы на бланках подразделений аппарата администрации
подписываюся руководителем подразделений, заместители
руководителей подписывают документ в случаях замещения
руководителя.
3.1.4. При подготовке документов на двух и более страницах
вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номер
страниц проставляются арабскими цифрами в центре верхнего поля
документа без проставления черточек и написания "стр".
3.1.5. Каждый напечатанный лист документа, оформленного как на
бланке, так и без бланка, должен иметь следующий размер полей:
левое - от 2,75 до 3,5 см;
правое - от 1,5 до 2,0 см;
верхнее - не менее 2,5 см;
нижнее - не менее 2,0 см.
3.1.6. Распорядительные и исходящие документы администрации
области печатаются с использованием текстового редактора Word for
Windows версии от 2.0 и выше шрифтом Times New Roman Cyr размером
N 13, 14, 15 через 1-2 интервала.
3.1.7. На документа должна быть указана дата. Датой документа
является дата его подписания или его утверждения, для протокола -
дата заседания (принятия решения), для акта - дата события.
Дата оформляется тремя парами арабских цифр в следующей
последовательности: день месяца, месяц, год (например: 01.08.98).
При подготовке нормативных и финансовых документов дата
оформляется словесно - цифровым способом (например: 01 августа
1998 г.
3.1.8. Регистрационный номер документа в зависимости от вида
документа оформляется согласно пунктам 2.2.8, 2.5.3, 3.2.10, 3.4.2
настоящей Инструкции.
3.1.9. В письмах ответах обязательна ссылка на регистрационный
номер и дату документа, на который дается ответ.
3.1.10. Документы, подготовленные на бланках формата А-4,
должны иметь заголовок. Заголовок должен быть кратким (не более
пяти строк при ширине строки 28 знаков), точно отражать содержание
документа и формулируется в виде ответа на вопрос "О чем?".
Заголовок оформляется без кавычек. Точка в конце заголовка не
ставится.
3.1.11. Текст отделяется от заголовка 2-3 интервалами. Первая
строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы
текстового поля. Части текста не выделяются путем подчеркивания
или шрифтом другой насыщенности.
3.1.12. При адресовании документов необходимо соблюдать
следующие правила: документы адресуются в организации, структурные
подразделения, должностному или физическому лицу. Наименование
организации и ее структурного подразделения указывают в
именительном падеже,
например:
Правительство
Российской Федерации
Министерство финансов
Должность лица, которому адресован документ, указывают в
дательном падеже,
например:
Администрация
Челябинской области
заместителю Губернатора -
руководителю аппарата
Рязанову Н.М.
При адресовании документа руководителю в вышестоящую
организацию указывается должность и фамилия,
например:
Президенту РФ
Ельцину Б.Н.
При адресовании фамилия пишется перед инициалами (при
подписании инициалы - перед фамилией). Почтовый адрес пишется при
адресовании документа физическому лицу. Документ не должен
содержать более четырех адресов. Слово "копия" перед вторым,
третьим, четвертым адресатами не указывают. При направлении
документа более чем в четыре адреса составляется список на
рассылку и на каждом документе проставляется только один адресат.
При адресовании документа в несколько однородных организаций
их название следует указывать обобщенно,
например:
Главам городов и
районов области
3.1.13. Подписание документа предусматривает: указание полного
наименования должности (кроме должностного бланка),
собственноручную подпись и ее расшифровку с инициалами (инициалы
имени, отчества пишутся перед фамилией). Документ должен быть
подписан тем должностным лицом, чья должность и фамилия указаны,
проставление предлога "за" или косой черты перед наименованием
должности не разрешается. Если должностное лицо, подпись которого
заготовлена на проекте документа отсутствует, то документ должен
подписываться лицом, исполняющим его обязанности, или его
заместителем. При этом необходимо указывать фактическую должность
лица, подписавшего документ, и его фамилию (исправление "и.о",
"зам" вносятся машинописным способом или от руки).
При подписании документа несколькими должностными лицами их
подписи располагаются одна под другой в последовательности,
соответствующей занимаемой должности, например:
заместитель Губернатора -
руководитель аппарата личная подпись Н.М.Рязанов
главный бухгалтер личная подпись Р.А.Мусикова
При подписании документа несколькими лицами равных должностей
их подписи располагаются на одном уровне, например:
Губернатор Челябинской Председатель Законодательного
области собрания Челябинской области
личная личная
подпись П.И.Сумин подпись В.Ф.Давыдов
3.1.14. Представляемые на подпись документы должны быть
согласованы. Согласование оформляется грифом согласования, в
состав которого входят: слово "согласовано" (недопустимо писать
"визируют"), наименование должности лица, с которым
согласовывается документ, личная подпись, ее расшифровка и дата,
например:
СОГЛАСОВАНО
заместитель Губернатора личная В.Б.Букрин
области подпись
08.07.98
Гриф согласования располагается на распорядительных документах
на оборотной стороне последнего листа документа, на письмах - на
лицевой стороне последнего листа последнего экземпляра письма ниже
реквизита подпись.
3.1.15. На документах подлежащих утверждению, гриф утверждения
располагается в правом верхнем углу первого листа документа.
Документ может утверждаться должностным лицом, несколькими
должностными лицами, постановлением, распоряжением, решением,
приказом, протоколом. При утверждении документа должностным лицом
Утверждаю (без кавычек), наименования должностного лица,
утверждающего документ, его подписи, фамилии и даты утверждения,
например:
Утверждаю
заместитель Губернатора -
руководитель аппарата
личная подпись Н.М.Рязанов
14.07.98
При утверждении документа несколькими должностными лицами их
подписи располагаются на одном уровне.
При утверждении документа постановлением, распоряжением,
решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова
Утверждено (без кавычек), наименования утверждающего документа в
именительно падеже, его даты и номера, например:
¦Утверждено
¦постановление
¦Губернатора области
¦от 15.07.98 г. N 429
3.1.16. Если к документу имеются приложения, то об этом
указывается в тексте или после текста документа перед подписью. В
распорядительных документах сведения о наличии приложений
указываются в тексте, например:
Утвердить график погашения задолженности по заработной плате
согласно приложению 1.
Если приложение к распорядительному документу одно, то номер
его не указывается, например:
Утвердить график погашения задолженности по заработной плате
согласно приложению;
либо
Утвердить график погашения задолженности по заработной плате
(прилагается).
Приложения к распорядительным документам содержат в правом
верхнем углу документа отметку по форме:
¦Приложение
¦к постановлению
¦Губернатора области
¦от 15.07.98 N 429
При наличии нескольких приложений к распорядительному
документу на них проставляются порядковые номера: Приложение 1,
Приложение 2 и т.д. Знак "N" перед цифровым обозначением не
ставится.
Сведения о наличии приложений к письмам, протоколам, планам и
т.д. оформляются в следующем порядке. Если документ имеет
приложения, полное наименование которых приводится в тексте, то
отметка о наличии приложения оформляется по форме:
Приложение: на 5 л. в 2 экз.
Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то
необходимо перечислить их наименование с указанием листов и
экземпляров, например:
Приложение:
Договор о сотрудничестве на 4 л. в 2 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов не
указывается.
3.1.17. Отметка об исполнителе включает фамилию, имя, отчество
исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе
на распорядительных документах располагают на оборотной стороне
первого листа документа в левом нижнем углу. На письмах на лицевой
стороне последнего экземпляра письма в левом нижем углу, ниже
реквизита подпись.
3.2. Подготовка и оформление распорядительных документов
администрации области.
3.2.1. Распорядительными документами администрации области
являются: постановления, распоряжения, поручения Губернатора
области, решения Коллегии при Губернаторе области, распоряжения
заместителя Губернатора - руководителя аппарата.
Постановление - акт государственного управления, издаваемый на
основе и во исполнение законов, указов Президента РФ и
постановлений Правительства РФ; акт нормативного значения,
устанавливающий права и обязанности, а также правила определенного
поведения, издается по наиболее важным вопросам, входящим в
компетенцию администрации области.
Распоряжение - акт государственного управления, имеющий
индивидуальное значение, предназначенный для решения конкретного
вопроса. Издается по вопросам текущего оперативного руководства.
3.2.2. Оформляются распорядительные документы на специальных
бланках.
Каждый документ должен иметь заголовок, кратко отражающий
содержание и начинаться с предлога "О" или "Об" (о чем
постановление, распоряжение, приказ, поручение, решение).
В констатирующей части излагаются цели и задачи принятия
документа, делается ссылка на нормативные акты, на основании и во
исполнение которых документ подготовлен. В резолюционной части
указываются органы, организации, комитеты, управления и их
руководители, которым поручается выполнение конкретных действий,
срок выполнения документа или его пунктов. Указывается орган и
должностные лица, на которых возлагается контроль.
Документ должен иметь четкое изложение, исключающее
возможность двоякого толкования. Исправления и зачеркивания в
тексте не допускаются.
3.2.4. В подготовке проектов постановлений, распоряжений
наряду с заинтересованными органами, предприятиями, учреждениями и
организациями должны участвовать структуры администрации области,
заинтересованные в этом вопросе.
3.2.5. Гриф согласования располагается на распорядительных
документах на оборотной стороне первого листа документа, состоит
из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должностного лица, с которым
согласовывается документ, личная подпись, ее расшифровка и дата.
3.2.6. Содержание проектов документов должно быть согласовано
с руководителями всех указанных в них управленческих структур.
Обязательно согласование распорядительных документов
следующими должностными лицами:
- заместителем Губернатора, курирующим вопрос;
- руководителем управления, комитета, подготовившим документ;
- начальником государственно - правового управления;
- заместителем Губернатора - руководителем аппарата.
3.2.7. Ниже грифа согласования указываются структурные
подразделения, которым рассылаются подписанные документы. Рассылка
может быть оформлена на отдельном списке.
3.2.8. В левом нижнем углу (под рассылкой) проставляется гриф
"исполнитель", состоящий из фамилии, имени, отчества исполнителя и
номера телефона. В правом нижнем углу (под рассылкой)
проставляется гриф "Электронная копия сдана", включающий также
личную подпись принявшего электронную копию, ее расшифровку и
дату.
(в ред. Постановления Губернатора Челябинской области от
23.05.2001 N 277)
3.2.9. Подготовленные проекты распорядительных документов
передаются начальнику управления делопроизводства для проверки
правильности оформления, проверки прохождения всех согласований и
передачи документов на подпись.
Указанная передача проекта распорядительного документа
производится только после представления его электронной копии в
сектор учета, регистрации и хранения документов управления
делопроизводства. При этом электронная версия проекта
распорядительного документа со всеми приложениями должна быть
подготовлена на дискете в формате текстового редактора Word
(версии 6.0 и выше, шрифт Times New Roman Cyr) в виде одного
файла. На каждой дискете может находиться только один файл, она
должна быть проверена на отсутствие "вируса" и не содержать
поврежденных участков.
(Абзац введен Постановлением Губернатора Челябинской области от
23.05.2001 N 277)
3.2.10. Регистрация, учет, рассылка постановлений,
распоряжений Губернатора области осуществляются сектором учета,
регистрации и хранения.
Постановления, распоряжения регистрируются в день подписания.
Постановлениям Губернатора области присваиваются порядковые
регистрационные номера в течение года, например:
постановление Губернатора от 01.07.97 N 496.
Распоряжениям Губернатора области присваиваются порядковые
регистрационные номера в течение года с добавление буквы "Р",
например:
распоряжение Губернатора от 01.07.97 N 500-р.
Распоряжениям руководителя аппарата администрации области
присваиваются порядковые регистрационные номера в течение года с
добавлением букв "НР", например: распоряжение руководителя
аппарата от 01.09.97 N 47-НР.
3.2.11. Зарегистрированные постановления и распоряжения в
соответствии со списком рассылки передаются в типографию для
тиражирования.
Все экземпляры заверяются печатью и в течение двух дней с
момента подписания должны быть разосланы. Электронные версии
распорядительных документов в течение двух дней с момента их
подписания должны быть загружены в полнотекстовую базу данных
распорядительных документов. Санкционированный доступ к указанной
базе данных осуществляется в соответствии с персонифицированным
списком, утвержденным руководителем аппарата.
(в ред. Постановления Губернатора Челябинской области от
23.05.2001 N 277)
3.2.12. Ежемесячно постановления и распоряжения, принятые за
истекший месяц, отправляются в Администрацию Президента РФ и
Министерство юстиции РФ.
3.3. Документы заседаний и совещаний.
3.3.1. Протоколы аппаратных совещаний Губернатора, протоколы
заседаний Коллегии при Губернаторе области, стенограммы аппаратных
совещаний, стенограммы Коллегии оформляются управлением
делопроизводства. Перечень поручений, данных Губернатором на
аппаратном совещании, оформляется управлением организационной и
контрольной работы.
3.3.2. Протоколы и перечни получений не позднее следующего дня
после проведения совещания представляются на подпись Губернатору.
3.3.3. Стенограмма совещаний оформляется в течение трех дней и
приобщается к протоколу заседания.
3.3.4. Протокол заседания подписывается председательствующим
на заседании.
3.3.5. Ход заседаний записывается на магнитную ленту, запись
сохраняется в течение года.
3.3.6. По результатам аппаратного совещания составляется
перечень поручений Губернатора, данных на аппаратном совещании.
После утверждения перечня Губернатором управление организационно -
контрольной работы направляет поручения исполнителям и
осуществлять контроль за их исполнением.
3.3.7. Документы заседаний подшиваются в папки и хранятся в
протокольном секторе до передачи в архив.
3.3.8. Протоколы и другие документы заседаний заместителей
Губернатора оформляются их помощниками, на которых возлагается
контроль за выполнением поручении, данных на заседаниях.
3.4. Договоры и Соглашения.
3.4.1. Договоры и Соглашения регистрируются в секторе учета,
регистрации и хранения документов.
3.4.2. Договорам (Соглашениям) присваиваются порядковые номера
с указанием даты регистрации. Датой документа является дата его
подписания.
3.4.3. Количество подписываемых экземпляров Договоров
(Соглашений) определяется числом участников Договора (Соглашения).
3.4.4. Подлинный экземпляр администрации Челябинской области
Договора (Соглашения) хранится в секторе учета, регистрации и
хранения документов. Другие подлинные экземпляры передаются или
высылаются участникам Договора (Соглашения).
3.4.5. Обязанность за представление на регистрацию Договоров
(Соглашений) лежит на исполнителе документа.
3.4.6. Копии зарегистрированных Договоров (Соглашений) в
обязательном порядке передаются сектором учета, регистрации и
хранения документов для организации контроля за исполнением
условий Договоров (Соглашений) заместителю Губернатора -
руководителю аппарата, заместителю Губернатора, курирующему
отрасль, по которой заключены Договоры (Соглашения), и для
использования в работе в государственно - правовое управление.
4. Порядок обращения с документами, содержащими
служебную информацию ограниченного распространения
4.1. К служебной информации ограниченного распространения
относится несекретная информация, касающаяся деятельности
администрации области, ограничения на распространение которой
диктуются служебной необходимостью.
4.2. На документах (в необходимых случаях на их проектах),
содержащих служебную информацию ограниченного распространения,
проставляется пометка "Для служебного пользования". Указанная
пометка и номер экземпляра проставляются в правом верхнем углу
первой страницы документа, на обложке или титульном листе издания,
а также на первой странице сопроводительного письма к таким
документам.
4.3. Необходимость проставления пометки "Для служебного
пользования" на документах, содержащих служебную информацию
ограниченного распространения, определяется должностным лицом,
подписывающим или утверждающим документ, заместителем
Губернатора - руководителем аппарата, начальником управления
делопроизводства, помощником Губернатора по общим вопросам. (Они
же принимают решение о снятии грифа "Для служебного пользования").
4.4. Прием, учет, регистрация документов, содержащих служебную
информацию ограниченного распространения осуществляет канцелярия
администрации области.
4.5. Документы с пометкой "Для служебного пользования":
учитываются отдельно от другой корреспонденции;
передаются работникам подразделений под расписку;
пересылаются сторонним организациям фельдъегерской связью,
заказными или ценными почтовыми отправлениями;
тиражируются только с письменного разрешения руководителя.
Учет размноженных документов осуществляется поэкземплярно;
хранятся в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.
4.6. При направлении документов с пометкой "Для служебного
пользования" в несколько адресов составляется указатель рассылки,
в котором поадресно проставляются номера экземпляров отправляемых
документов.
4.7. Исполненные документы с пометкой "Для служебного
пользования" группируются в дела в соответствии с номенклатурой
дел несекретного делопроизводства. На обложке дела, в которое
помещены такие документы, также проставляется пометка "Для
служебного пользования".
4.8. Уничтожение дел, документов с пометкой "Для служебного
пользования", утративших свое практическое значение и не имеющих
исторической ценности, производится по акту.
4.9. Передача документов и дел с пометкой "Для служебного
пользования" от одного работника другому осуществляется с
разрешения соответствующего руководителя.
4.10. При смене работника, ответственного за учет документов с
пометкой "Для служебного пользования", составляется акт приема -
сдачи этих документов, который утверждается соответствующим
руководителем.
4.11. Проверка наличия документов, дел с пометкой "Для
служебного пользования" проводится комиссией, назначенной,
заместителем Губернатора - руководителем аппарата, не реже одного
раза в год. Результаты проверки оформляются актом.
4.12. О фактах утраты документов, содержащих служебную
информацию ограниченного распространения, либо разглашения этой
информации ставятся в известность заместитель Губернатора -
руководитель аппарата, назначается комиссия для расследования
обстоятельств утраты или разглашения.
На утраченные документы составляется акт. Акты на утраченные
дела постоянного срока хранения после их утверждения передаются в
архив для включения в дело фонда.
4.13. За разглашение служебной информации ограниченного
распространения, а также нарушение порядка обращения с
документами, содержащими такую информацию, государственный
служащий может быть привлечен к дисциплинарной ответственности.
4.14. При снятии грифа "Для служебного пользования" на
документах, делах, изданиях, а также в учетных формах делаются
соответствующие отметки и информируются все адресаты, которым эти
документы направлялись.
5. Контроль за исполнением документов и поручений
5.1. Контроль за исполнением поручений, содержащихся в
резолюциях Губернатора, ведется управлением делопроизводства.
Контроль за исполнением поручений, содержащихся в распорядительных
документах, за исполнением поручений с аппаратных совещаний
Губернатора ведется управлением организационной и контрольной
работы.
Контроль за исполнением поручений по кадровым вопросам ведется
управлением государственной службы и кадров.
5.2. На документах, взятых на контроль, проставляется штамп
"Контроль" с указанием срока исполнения.
5.3. Документы исполняются в срок, указанный в поручении.
Поручения с пометкой "срочно" исполняются не более чем в
трехдневный срок.
Срок исполнения поручения исчисляется, начиная с даты
подписания документа или даты подписанного поручения.
5.4. Ответственным исполнителем поручения является
исполнитель, указанный в резолюции первым. Ему предоставляется
право созыва и координации работы исполнителей. Ответственному
исполнителю направляется оригинал документа с приложениями, другим
исполнителям - копии этих документов. По резолюции Губернатора
необходимое количество копий для передачи их исполнителям снимает
канцелярия, а по резолюции заместителя Губернатора - его служба
помощников.
5.5. Поручение должно быть исполнено строго в соответствии с
резолюцией руководителя.
5.6. Соисполнители в равной мере несут ответственность за
своевременное и качественное исполнение поручения. В случае
незатребования ответственным исполнителем информации в более
ранние сроки, соисполнители не позднее чем за пять дней до
истечения срока исполнения представляют ответственному исполнителю
все необходимые материалы для обобщения и составления ответа
(отчета).
5.7. За пять дней до истечения контрольного срока
ответственному исполнителю канцелярия направляет напоминание.
5.8. Решение о снятии документа с контроля или о продлении
контроля принимается руководителем, давшим поручение. Основанием
для снятия поручения с контроля является служебная записка на имя
Губернатора за подписью ответственного исполнителя либо копия
документа, который поручалось подготовить (письмо, распоряжение,
постановление и т.д.). При необходимости продлить срок выполнения
поручения исполнитель обязан заблаговременно обратиться с
аргументированной просьбой к руководителю.
5.9. Информация об исполнении поручения представляется
помощниками заместителями Губернатора в управление, осуществляющее
контроль (см. п. 4.1), не позднее срока, указанного для исполнения
поручения.
5.10. Еженедельно руководитель аппарата представляет
информацию об исполнении поручения Губернатору, а служба
помощников - заместителям Губернатора.
6. Машинописные и копировально - множительные работы
6.1. Машбюро к напечатанию принимается рукопись, выполненная
более чем на одной странице, материал объемом в одну рукописную
страницу печатается службами аппарата самостоятельно. Машбюро
печатаются только служебные документы, непосредственно связанные с
деятельностью администрации. Рукописи должны быть вычитаны
исполнителем, написаны разборчиво на одной стороне листа, с
использованием пасты синего, фиолетового или черного цвета.
Небрежные, неразборчиво написанные черновики для печатания не
принимаются.
Материалы печатаются в порядке их поступления. Первоочередному
печатанию подлежат документы, связанные с подготовкой заседаний
Губернатора, с выполнением поручений Губернатора и его
заместителей. Напечатанный материал вместе с рукописью передается
исполнителю. Распорядительные и исходящие документы администрации
области печатаются с использованием текстового редактора Word for
Windos версии от 2.0 и выше шрифтом Times New Roman Cyr размером
N 13, 14, 15 через 1-2 интервала.
6.2. Тиражирование служебных документов и материалов
осуществляется типографией. Для тиражирования принимаются
документы и материалы только служебного характера, качественно
напечатанные, как правило, первые экземпляры. Материалы
загрязненные, с помарками и вклейками (кроме обращений граждан и
присланных документов) на размножение не принимаются.
На каждый документ или материал, сдаваемый на размножение,
должен быть оформлен бланк заказа, который подписывается
ответственным лицом структурного подразделения. В первоочередном
порядке тиражируются документы и материалы, связанные с
подготовкой совещаний Губернатора. В других случаях срочность
выполнения копировально - множительных работ определяется
руководителем аппарата.
Изготовленные копии выдаются заказчику вместе с оригиналом
документа.
7. Формирование дел и хранение документов
7.1. Составление номенклатуры.
7.1.1. В целях правильного формирования и учета дел в
делопроизводстве, обеспечения поиска документов ежегодно
составляется номенклатура дел администрации области.
7.1.2. Номенклатура дел администрации области утверждается
распоряжением Губернатора и вводится в действие с 1 января
следующего года.
7.1.3. Номенклатура дел на предстоящий год составляется в
последнем квартале предшествующего года. Ответственность за ее
окончательную подготовку возлагается на управление
делопроизводства.
7.1.4. Индекс каждого дела, включенного в номенклатуру дел,
состоит из индекса подразделения по классификатору подразделения и
порядкового номера в пределах конкретного подразделения.
7.1.5. Заголовок дела в номенклатуре дел должен отражать
содержание и состав документов дела, иметь четкие и краткие
формулировки.
7.1.6. Срок хранения дела и номер статьи по перечню
указываются в номенклатуре дел со ссылкой на "Перечень типовых
документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств,
ведомств и других учреждений, организаций, предприятий" с
указанием сроков хранения.
7.2. Формирование дел.
7.2.1. Формирование дел в подразделениях администрации области
осуществляется в соответствии с номенклатурами дел каждого
структурного подразделения и служб заместителей Губернатора.
7.2.2. При формировании дела проверяются: правильность
отнесения документов в данное дело, качество оформления и полнота
документов, наличие на документах подписей, виз, дат,
регистрационных номеров отметок об исполнении, о списании в дело.
Неправильно оформленные документы должны быть дооформлены, а затем
подшиты в дело.
7.2.3. При оформлении дел соблюдаются следующие требования:
- в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные
документы в соответствии с заголовками в номенклатуре дел;
- раздельно группируются в дело документы постоянного и
временного сроков хранения;
- подлинные (первые) экземпляры документов формируются
отдельно от копий;
- в дело помещается один экземпляр документа (за исключением
тех, на которых имеются визы, резолюции и другие отметки,
дополняющие первый экземпляр). Черновики документов в дело не
помещаются;
- объем каждого дела не должен превышать 250 листов. При
большем объеме документов в деле формируется несколько томов
(частей).
7.2.4. Законы, указы, постановления и другие акты высших
органов государственной власти Российской Федерации группируются в
дела по названиям их видов в хронологическом порядке вместе с
относящимися к ним приложениями.
7.2.5. Обращения граждан и документы по их рассмотрению
подшиваются в дела отдельно от переписки по другим вопросам.
Каждое обращение и документы по его рассмотрению составляют в
деле самостоятельную группу и систематизируются в алфавитном
порядке по фамилиям авторов обращений.
7.2.6. Номер дела, в которое будет подшит документ,
определяется его регистрационным номером. На документе
проставляется отметка "В дело", дата, подпись исполнителя или
руководителя структурного подразделения.
7.2.7. По истечении срока хранения дел в структурных
подразделениях администрации, по месту их заведения, документы
постоянного срока хранения передаются в областной архив.
7.2.8. Ответственность за сохранность документов и дел в
структурных подразделениях несут их руководители.
7.3. Экспертиза ценности документов.
7.3.1. Экспертиза ценности документов проводится для
определения научной, исторической и практической значимости
документов, образовавшихся в процессе деятельности администрации
области, с целью отбора для дальнейшего хранения или уничтожения.
7.3.2. Для организации и проведения экспертизы ценности
документов администрации области создается постоянно действующая
экспертная комиссия, состав которой утверждается распоряжением
Губернатора.
7.3.3. При проведении экспертизы осуществляется отбор
документов постоянного и временного сроков хранения, подлежащих
передаче в архив и подлежащих дальнейшему хранению в
подразделении, в том числе со сроком хранения "До минования
надобности", выделяются подлежащие уничтожению дела и документы,
сроки хранения которых истекли, а также проверяется качество и
полнота номенклатуры дел, порядок формирования дел.
7.3.4. По результатам экспертизы ценности документов
составляются описи дел постоянного и временного срока хранения и
акты о выделении дел и документов, подлежащих уничтожению.
7.4. Составление и оформление описи дел.
7.4.1. На все завершенные и полностью оформленные дела
постоянного и временного сроков хранения, прошедшие экспертизу
ценности, ежегодно составляются описи.
7.4.2. Опись дела составляется по установленной форме (в двух
экземплярах) - отдельно на дела постоянного хранения, дела
временного хранения и дела по личному составу.
7.4.3. В опись дел включаются заголовки всех дел, заведенных в
процессе его деятельности. Систематизация дел в описи должна
соответствовать их систематизации в номенклатуре дел.
В конце описи составляется итоговая запись о количестве
включенных в опись дел.
8. Использование печатей и штампов
8.1. Гербовые и другие печати в администрации области
используются для удостоверения подлинности подписи на документах
или соответствия копий документов подлинникам.
Порядок использования и хранения печатей устанавливается
руководителем аппарата администрации области.
8.2. Гербовая печать с надписью "Губернатор Челябинской
области" проставляется для удостоверения подписи Губернатора.
Гербовая печать с надписью "Администрация Челябинской области"
проставляется для удостоверения подписи соответственно
заместителей Губернатора.
Гербовые печати проставляются на договорах, грамотах, письмах
финансового характера, служебных и наградных удостоверениях,
доверенностях, на протоколах вручения государственных наград, на
наградных листах, на командировочных удостоверениях.
8.3. На рассылаемых копиях постановлений, распоряжений
Губернатора копиях решений Коллегии при Губернаторе области
проставляется круглая негербовая печать с надписью "Администрация
Челябинской области. Управление делопроизводства".
8.4. На документах по личному составу аппарата администрации
проставляется печать с надписью "Администрация Челябинской
области. Аппарат администрации. Управление государственной службы
и кадров".
8.5. Штампы используются для проставления отметок о получении,
регистрации, прохождении и исполнении документов, а также других
отметок справочного характера.
8.6. Контроль за использованием печатей и штампов осуществляет
служба по защите государственной тайны.
9. Справочная работа
9.1. В администрации области представляются следующие справки:
о поступлении и отправке служебных документов
- канцелярией администрации
тел. 33-31-11
о поступивших письмах граждан
- отделом по работе с обращениями граждан
тел. 33-31-04, 36-25-04
о поступивших на подпись Губернатору областных законопроектов,
о подписании законов
- управлением государственной службы и кадров
тел. 33-98-45, 33-99-12
о распоряжениях, постановлениях Губернатора
- сектором регистрации, учета и хранения
тел. 33-42-84, 66-48-05
о решениях Коллегии при Губернаторе, о времени и повестке
заседания Коллегии
- протокольным сектором
тел. 33-11-43, 36-77-46
о действующем законодательстве Российской Федерации
- государственно - правовым управлением
тел. 33-73-25, 33-25-00, 65-35-42, 33-54-33
|
